Administrace

Pravidla pro jednotný způsob řešení procesů v organizaci jsou klíčové pro sledování jednotlivých uživatelů a lokalizaci problémových oblastí. Pravidla se definují nastavením práv jednotlivým uživatelům, nastavením kategorií, priorit apod.

Správným nastavením administrace lze zabezpečit ideální chování celé aplikace. Uživatelé pak mají k dispozici kromě pohledu na své záznamy i případně pohled na záznamy svých podřízených nebo na všechny záznamy (podle přidělených práv a viditelnosti).

Administrace slouží k celkovému nastavení vzhledu a chování aplikace. Obsahuje následující funkce:

• Nastavení aplikace – kompletní nastavení parametrů a vzhledu aplikace (licenční parametry, logo, e-mail helpdesku, vzhled, AD, SMTP server apod.).
• Globální nastavení – způsob přihlašování, parametry pro zadávání požadavků a úkolů, nastavení pracovní doby, nastavení priorit pro řešení, nastavení upozorňování na blížící se dobu řešení nebo schválení.

  

• Organizační jednotky – nastavení organizační struktury firmy.

  

• Pracoviště – nastavení pracovišť (např. skladu, laboratoře, vrátnice apod.)
• Kategorie – nastavení kategorií podle, kterých budou požadavky a úkoly přiřazeny k vyřešení. Dále lze definovat kategorie pro vyhledávání ve znalostní bázi. Kategorie mohou být až dvouúrovňové.
  • Kategorie požadavků
    • zda je nutné požadavky nejprve schválit a teprve pak je lze řešit.
    • zda se požadavek automaticky přidělí řešiteli kategorie nebo si ho musí řešitel sám převzít (předat navzájem apod.).
    • zda se požadavky dané kategorie zobrazí v programu Správce IT.
    • zda se mají zasílat informace o novém požadavku na speciální email.
    • jiné časy priority řešení než jsou nastavené globální priority (např. kategorie vyžaduje rychlejší řešení než požadavky ostatních kategorií).
    • jiné časy upozorňování, než jsou globální časy upozorňování.

    

  • Kategorie úkolů
    • zda se mají zasílat informace o novém úkolu na speciální email.
    • jiné časy priority řešení než jsou nastavené globální priority (např. kategorie vyžaduje rychlejší řešení než požadavky ostatních kategorií).
    • jiné časy upozorňování, než jsou globální časy upozorňování.
• Správa uživatelů – nejdůležitější část administrace. Slouží k vytvoření databáze uživatelů, kteří mohou do HelpDesku přistupovat.

  

  Každému uživateli lze nastavit:
  • Osobní údaje – jméno, email, telefon, … Velmi důležitou položkou je organizační jednotka, podle které se nastavuje viditelnost požadavků.
  • Způsoby oznámení – nastavení způsobu informování na změny stavu požadavku nebo úkolu (zpráva, e-mail, SMS na mobil).
  • Viditelnost – nastavení viditelnosti požadavků. Lze zvolit stavy Sám sebe, Všechny anebo Výběr podle org. jednotek.
  • Práva – nastavení práv (žadatel, řešitel, vedoucí, …).
• Skupiny práv – nastavení skutečných práv pro jednotlivé skupiny.
• Import uživatelů – uživatele lze do databáze HelpDesku zadat ručně nebo je naimportovat z AD nebo ze souboru (CSV, XML).
• Oznámení – nastavení oznámení (systémových zpráv) o pravidelných nebo nečekaných akcích (mzdy, výpadky, …).